Van tijdelijke ondersteuning naar structurele verbetering

“Heb je even tijd voor een kop koffie? We willen iets tegen je aanhouden.”

Met die vraag begonnen twee trainees van Tilstra Services een gesprek met hun teamcoördinator. Wat begon als een tijdelijke opdracht om het team te ondersteunen tijdens de drukste periode van het jaar, leidde uiteindelijk tot de ontwikkeling van een nieuw onboarding- en Learning Management Systeem (LMS) voor het Salaris & HR-team.

Extra capaciteit tijdens piek in salarisadministratie

Binnen het team Salaris & Advies vallen de eerste maanden van het jaar traditioneel samen met een piek in werkzaamheden. Denk aan:

• jaarwerk binnen de salarisadministratie

• implementaties van nieuwe klanten

• onboarding van nieuwe medewerkers

Om de werkdruk op te vangen, worden normaal gesproken ervaren zelfstandige professionals ingehuurd.

Dit keer koos het team voor een andere oplossing: de inzet van twee Tilstra Trainees.

Tim Muller en Jonathan Roose, trainees binnen het Tilstra Traineeship Salarisadministratie, hadden net hun inwerkperiode afgerond en waren gestart met de training Basiskennis Loonadministratie (BKL). Hun opdracht was helder: het team ondersteunen tijdens de piek in werkzaamheden.

Economisch interessant alternatief voor externe professionals

De inzet van trainees bleek niet alleen effectief voor de werkdruk. Door het inzetten van detrainees kon de extra omzet die tijdens deze drukke periode werd gerealiseerd worden uitgevoerd met een significant hogere marge dan wanneer externe professionals waren ingehuurd.

Voor het team betekende dit:

• voldoende capaciteit tijdens de drukste maanden

• continuïteit in de salarisadministratie

• een financieel aantrekkelijk alternatief voor externe inhuur

Trainees signaleren verbeterkansen in onboarding

Tijdens hun werkzaamheden viel Tim en Jonathan iets op. De onboarding van nieuwe medewerkers kon efficiënter worden ingericht. Daarnaast ontbrak er een centrale plek waar kennis, training en begeleiding samenkomen.

Binnen veel organisaties in de HR- en salarisadministratie ontstaat hierdoor hetzelfde probleem:

• kennis is verspreid over documenten en collega’s

• nieuwe medewerkers hebben tijd nodig om hun weg te vinden

• begeleiding kost veel tijd van ervaren collega’s

De trainees zagen hierin een duidelijke verbeterkans.

Ontwikkeling van een onboarding- en Learning Management Systeem

Binnen het Tilstra Traineeship krijgen trainees de ruimte om niet alleen uit te voeren, maar ook te verbeteren.

De verdeling is bewust ingericht:

• 80% uitvoeren van de opdracht

• 20% verbeteren van processen

Tim en Jonathan besloten die 20% te gebruiken om een oplossing te ontwikkelen.

Met hulp en feedback van Tilstra TalentConnect, een groeiende community van honderden salaris- en HR-professionals, werkten zij hun idee uit tot een werkend onboarding- en Learning Management Systeem (LMS).

Een verrassing voor de teamcoördinator

Opmerkelijk genoeg wist hun opdrachtgever en teamcoördinator Maikel hier in eerste instantie niets van. Pas nadat het systeem samen met de Tilstra Talenten Community was getest en functioneerde, vroegen de trainees hem om een kort overleg.

“Heb je even tijd voor een kop koffie? We willen iets tegen je aanhouden.”

Tijdens dat gesprek presenteerden zij hun oplossing: een applicatie die onboarding, kennisdeling en training combineert en nieuwe medewerkers sneller laat landen binnen het team.

Drie concrete resultaten voor het Salaris & HR-team

Voor het team leverde de inzet van de trainees uiteindelijk drie concrete resultaten op:

• ondersteuning tijdens een periode met hoge werkdruk

• een hogere marge op extra omzet door de inzet van trainees

• een nieuw onboarding- en leerplatform voor toekomstige medewerkers

Het Tilstra Traineeship Salarisadministratie

Dit initiatief laat zien hoe het Tilstra Traineeship Salarisadministratie is ingericht. Trainees leveren niet alleen direct een productieve bijdrage aan organisaties, maar worden ook gestimuleerd om verbeteringen te realiseren binnen processen en systemen. Zoals Tilstra het zelf samenvat: “Onze trainees voeren hun opdracht uit zoals afgesproken, én brengen vaak méér waarde dan verwacht.”

Tilstra Trainees. Vandaag starten voor het resultaat van morgen.